De vacature staat open voor kandidaten die zijn opgenomen in het doelgroepregister

Werkomgeving:

Organisatie en afdeling: Universiteit Utrecht, Faculteit Geowetenschappen, Departement Sustainable Development

Locatie: Utrecht Science Park, Vening Meineszgebouw A, Princetonlaan 8A, 3584CB Utrecht

Bereikbaarheid: OV, invalide parkeerplaats(en) aanwezig.

Beschrijving:

Bij het departement Sustainable Development (SD) van de faculteit Geowetenschappen zoeken we iemand die het secretariaat wil ondersteunen. In deze functie help je mee met allerlei taken, zoals: Zalen reserveren, administratieve werkzaamheden en uitnodigingen versturen. De meeste vragen van collega’s komen via de e-mail, maar soms komt er ook iemand langs op de kamer. Vragen zijn zowel in het Nederlands als in het Engels.

Omschrijving afdeling en werkplek:

Het departement Sustainable Development onderzoekt hoe we de transitie naar een duurzame samenleving kunnen versnellen. Onderzoekers richten zich op het begrijpen en vormgeven van maatschappelijke veranderingen die nodig zijn voor een toekomstbestendige wereld. Ze combineren inzichten uit natuurwetenschappen, sociale wetenschappen en technologie om complexe duurzaamheidsvraagstukken aan te pakken.

In deze functie bied je ondersteuning aan je collega’s van het secretariaat en het management van het departement Sustainable Development. Het team bestaat uit vijftien mensen en je werkt direct samen met twee management/office assistenten (MOA). Er heerst een fijne sfeer en er is voldoende ruimte om te leren en ontwikkelen. Er zijn genoeg mensen om je goed op weg te helpen in je nieuwe functie. Op de afdeling kom je op een vaste gedeelde kamer te werken voor drie personen en er zijn flexwerkplekken beschikbaar. In deze functie is deels thuiswerken ook mogelijk.

Aantal werkuren:

Ongeveer 24 uur per week.  Dagen en tijdstippen zijn in overleg.

Takenpakket:

• Je verstuurt welkomst- en afscheidsmails aan nieuwe en vertrekkende medewerkers en zorgt dat nieuwe collega’s worden toegevoegd aan de juiste mailinglijsten en evenementen.

• Je registreert ziek- en herstelmeldingen van medewerkers.

• Je stuurt afwezigheidsmeldingen van studenten door naar de cursuscoördinatoren.

• Je verstuurt vergaderverzoeken voor de jaarlijkse beoordelingsgesprekken.

• Je archiveert schriftelijke tentamens volgens de geldende richtlijnen.

• Je controleert regelmatig de voorraad kantoorartikelen en bestelt bij wanneer nodig.

• Je meldt storingen in het gebouw (zoals toiletten, printers of apparatuur) via het systeem Topdesk.

• Je haalt de post op bij de receptie en brengt deze naar de postkast van de faculteit. 

• Je bestelt bloemen, boeken en visitekaartjes.

• Je ondersteunt de managementassistenten bij het afstudeerproces van de masterstudenten.

• Je onderhoudt de wijzigingen in de fotowand waarop al onze medewerkers staan.

Je krijgt de gelegenheid om de werkzaamheden in je eigen tempo onder de knie te krijgen, en je collega’s staan klaar om je te ondersteunen bij vragen.

Gevraagd wordt:

• Je vindt het leuk om anderen te helpen en hebt een proactieve houding

• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd

• Je houdt van variatie in je werk

• Je hebt goede digitale vaardigheden en hebt ervaring met het werken met Word, Excel en Teams

• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie

• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

• Je hebt MBO4/HBO werk- en denkniveau

Dienstverband:

Het betreft in eerste instantie een tijdelijk dienstverband via detachering van twaalf maanden, verdeeld over twee contracten. Eventueel wordt daaraan voorafgaand een proefplaatsing van twee maanden ingezet. Bij wederzijdse tevredenheid volgt een tijdelijk dienstverband bij de Universiteit Utrecht. Op termijn (na twee jaar tijdelijk dienstverband bij de UU) behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Salaris is in overleg.

De reiskostenvergoeding is € 0.10 per km, maximaal 25 km enkele reis. Bij thuiswerken bedraagt de vergoeding € 2,- per dag. Daarnaast is er een internetvergoeding van € 25,- per maand. Jobcoaching is mogelijk.

Geïnteresseerd?

Neem voor specifieke vragen over de inhoud van de functie/taken contact op met Ilaria Flisi via secretariat.SD@uu.nl

Neem voor algemene vragen over de universiteit/Wet banenafspraak contact op met Ianthe Eijpe,

e-mail i.a.eijpe-brinkman@uu.nl of 06 81 18 36 13

Stuur je cv en motivatieformulier naar uu@ctalents.nl. Reageren kan tot 24 augustus 2025 en gesprekken vinden plaats in het Vening Meineszgebouw A, Princetonlaan 8a, Utrecht (USP)