003223 Secretarieel medewerker Inhuurdesk Politie (Nationale Politie)
Functietitel Secretarieel medewerker
Standplaats Overveen
Startdatum 03-05-2021
Einddatum 03-01-2022
Optie tot verlenging Optie tot verlenging is bij goed presteren mogelijk
Uren per week 24-32
Opdracht omschrijving Voor het realisatieteam Overveen van de Nationale Politie zijn wij op zoek naar een secretarieel administratief medewerker. Als secretarieel administratief medewerker draag je bij aan een effectieve en efficiënte Politie organisatie door het uitvoeren van administratief secretariële werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het regelen en organiseren van verschillende taken op de afdeling en doet dit met veel zelfstandigheid en plezier.
Het gaat om een klein en hecht team van 3 a 5 collega´s. Tijdens het inwerken word je gekoppeld aan 1 collega die je volledig begeleidt in het aanleren van de systemen en het kennismaken met de organisatie.
Het bureau in Overveen is kleinschalig en hoort bij de regionale recherche. De ingang is rolstoeltoegankelijk en uitgerust met een lift. Er zijn aparte afgesloten werkkamers beschikbaar. Het gebouw beschikt over invalidentoiletten.
Het bureau in Overveen werkt op dit moment door COVID-19 volledig thuis. Er zullen mogelijkheden tijdens de inwerkperiode zijn om een aantal dagen op kantoor te zijn, maar de doelstelling is vooralsnog thuiswerken.
Doelstelling LFNP functie: Administratief secretarieel medewerker
Schaal en trede: 6.0
Salaris: Zie bijgevoegde salaristabel (1-7-2020)
Reiskosten: 19 cent per km woon/werk verkeer (max 120 km enkele reis)
Vergoeding dienstreis: 28 cent per meer-km (eigen tijd)
OV vergoeding: Minder dan 3 dgn p/week vergoeding losse kaartjes. Vanaf 3 dgn p/week vergoeding maandabonnement.
Onbelaste kostenvergoeding: Nvt
Initiele loonsverhoging: 2,7 % per 1 juli 2020
Periodiek: Het salaris van de medewerker wordt verhoogd tot het naast hogere bedrag in de schaal. Het hogere salaris wordt voor de eerste maal toegekend met ingang van de eerste dag van de maand waarin sinds de aanstelling een jaar is verstreken en nadien telkens na één jaar, tot het maximumsalaris van de geldende salarisschaal is bereikt. (Start inschaling 4.0 - na 1 jaar 4.1 enz.)
Fulltime dienstverband bestaat uit 36 uur.
ADV van toepassing: Nee
Toeslagen overwerk en verschoven uren: € 6,00
Toeslagen onregelmatigheid:
dagentijdenvergoeding per uurma t/m do21:00 - 24:00€ 4,34di t/m vr00:00 - 07:00 € 4,34vr21:00 - 22:00€ 4,34vr t/m zo22:00 - 24:00 € 6,51za en zo07:00 - 22:00€ 4,34ma, za/zo00:00 - 07:00
€ 6,51
Toeslag piketuren: € 2,18
Toeslagen feestdagen: onregelmatigheids toeslag za en zo van toepassing.
Verantwoordelijkheden Als secretarieel administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor:
- Het bijhouden van de mailbox
- Voorbereiden en verspreiden van agenda´s
- Agendabeheer
- Maken van afspraken in Outlook en MS Teams
- Plannen, organiseren en faciliteren van (online) bijeenkomsten
- Bestellingen (bloemetjes, lunches, facilitaire middelen)
- Verslaglegging vergaderingen
Vakmatige taken • Het uitvoeren van ondersteunende taken voor het realisatieteam;
• Het juist inplannen en maken van afspraken voor het team Overveen.
Leidinggevende taken Niet van toepassing.
Contacten Interne contacten:
Met collega's binnen de afdeling en binnen de eenheid.
Inzet in de lijn of project Project.
Opleiding • Minimaal MBO 3/4 werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
Werkervaring • De kandidaat heeft kennis van en ervaring met MS Office (Outlook, Word en Excel basis);
• De kandidaat heeft kennis van en ervaring met MS Teams;
• De kandidaat heeft enige relevante werkervaring bijvoorbeeld als secretaresse.
Competenties - Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
- Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
- Organisatievermogen
- Klantgerichtheid
- Accuratesse
- Samenwerken
- Zelfstandig
- Nauwkeurig
I. Toelichting offerteaanvraag
Uitleg beoordeling In deze offerteaanvraag worden begrippen met een hoofdletter geschreven die in de begrippenlijst zijn opgenomen.
In deze Offerteaanvraag leest u informatie over de Offerteprocedure en de Opdracht. De Offerteaanvraag bestaat uit het functieprofiel, de gestelde eisen en de wensen van de Opdrachtgever. Het voldoen aan de gestelde eisen is een voorwaarde voor het inhoudelijk beoordelen van uw Offerte. Naast de eisen kan de Externe zich onderscheiden op de wensen, de zogenaamde gunningscriteria. Voor iedere wens kan een Externe punten scoren. De Externe uit de hoogst scorende Offerte zal worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek ter verificatie van de gestelde eisen en de toegekende score aan de gunningscriteria.
De uitgenodigde Externe dient minimaal één dag voor het verificatiegesprek de gevraagde bewijsmiddelen, zoals kopie diploma(s)/certificaten te overleggen aan de inhuurdesk.
Bij het niet tijdig indienen zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Het verificatiegesprek zal plaatsvinden in afstemming met leverancier en Externe.
Beoordeling en verificatie van uw offerte In deze fase vindt de schriftelijke beoordeling plaats. Het resultaat hiervan bepaalt welke Externe wordt uitgenodigd voor het verificatiegesprek.
In eerste instantie wordt bepaald of de Offertes voldoen aan de gestelde eisen. Vervolgens worden alle Offertes die aan de eisen voldoen op de gunningscriteria beoordeeld (prijs en kwaliteit). De score van uw Offerte komt tot stand door de scores van de prijs en de kwaliteit op te tellen.
Prijs:
De Offerte met de laagste prijs ontvangt de maximale score voor het prijsonderdeel en de Offertes met een hogere prijs ontvangen een score die daarmee in verhouding staat volgens onderstaande formule.
Kwaliteit:
Kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de gestelde wensen.
Formules:
De formule voor toekenning van de score is als volgt:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaalscore = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
De scores van de Offertes resulteren in een rangorde. De hoogstscorende Offerte staat op rangorde 1, de daaropvolgend hoogstscorende krijgt rangorde 2, etc. De Externe met de hoogstscorende Offerte zal worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek. In de uitnodiging voor het verificatiegesprek wordt tevens een verzoek gedaan tot het opleveren van de eerste bewijsmiddelen, zoals kopieën van diploma’s en certificaten. Deze bewijsmiddelen zullen, na ontvangst door de Inhuurdesk, worden getoetst op het voldoen aan de eisen. De exacte bewijsmiddelen, en de aanlevermethode wordt gecommuniceerd in de uitnodiging. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte.
Het verificatiegesprek dient ter verificatie van de gestelde eisen en ter verificatie van of de score van de schriftelijke beoordeling op de gunningscriteria terecht is toegekend. Indien de verificatie geen aanleiding geeft tot een lagere score dan aanvankelijk is toegekend tijdens de beoordeling en het voldoen aan de gestelde eisen bevestigd, dan geldt dat de Offerte van deze Externe de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft en komt daarmee in aanmerking voor gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht meer dan één Externe wordt gevraagd, wordt het aantal beoogde aan te stellen Externen uitgenodigd voor het verificatiegesprek op basis van de hoogste posities in de rangorde.
Als op basis van de rangorde, door een gelijke score, meer dan één Externe in aanmerking komt voor het verificatiegesprek geeft het criterium prijs de doorslag en wordt de Externe van de Offerte met de laagste prijs uitgenodigd voor het verificatiegesprek. Indien ook de prijs van de gelijk eindigende Offertes gelijk is, dan is de volgorde van binnenkomst van de Offerte doorslaggevend, waarbij de Offerte die als eerste compleet in de applicatie staat de hoogste positie in de rangorde krijgt.
Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat niet is voldaan aan één of meerdere eisen, dan wordt de betreffende Offerte uitgesloten van de procedure en uit de rangorde genomen. De Externe met de nieuwe hoogstscorende Offerte in de rangorde zal dan worden uitgenodigd voor het verificatiegesprek.
Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat te veel punten zijn toegekend in de schriftelijke beoordeling, dan wordt dit gecorrigeerd in de beoordeling. De nieuwe rangorde wordt na de correctie opnieuw vastgesteld. Indien de Offerte van de Externe met wie het verificatiegesprek is gehouden niet meer de hoogst scorende in de nieuwe rangorde is, zal de Externe van de hoogstscorende Offerte in de nieuwe rangorde voor het verificatiegesprek worden uitgenodigd.
Gunningscriteria
Sortering Beste prijs-kwaliteitsverhouding Gewicht van kwaliteit: 80 %
Gewicht van prijs: 20 %
Aanvullende informatie Nadrukkelijk verzoeken wij u geen telefonisch of per e-mail contact op te nemen met de Politie om inhoudelijke vragen te stellen inzake deze aanvraag. Vragen betreffende deze aanvraag kunnen uitsluitend in de applicatie van de Inhuurdesk Politie (www.inhuurdeskpolitie.nl) worden voorgelegd binnen de gestelde termijnen. Alle gegadigden worden vervolgens door middel van de Nota van Inlichtingen (NvI) in de applicatie op de hoogte gesteld van de antwoorden op de vragen.
II. Voorwaarden offerte
cv informatie Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat.
Het CV is in het Nederlands opgesteld en in PDF-formaat i.p.v. Word.
Inhuurdesk Politie behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (dd-mm-jjjj) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
Bewijsmiddelen Inschrijvers dienen aantoonbaar te voldoen aan hetgeen zij verklaren in hun Offerte. Ter verificatie dient Inschrijver op verzoek van de Inhuurdesk bewijsmiddelen te overleggen. De inhuurdesk stelt de Inschrijver hiervan op de hoogte middels een schriftelijk verzoek. Het niet tijdig overleggen van de gevraagde bewijsstukken zal aanleiding geven tot het terzijde leggen van de Offerte met tot gevolg dat deze van de beoordeling is uitgesloten.
Geheimhoudingsverklaring De geheimhoudingsverklaring dient de kandidaat ook binnen de termijn van 7 kalenderdagen na voornemen tot gunning te overhandigen aan de Inhuurdesk. De geheimhoudingsverklaring kunt u hieronder raadplegen.
Document Geheimhoudingsverklaring.pdf
Tarieven Zoals vermeld in de Voorwaarden inzake inhuur derden geldt expliciet dat bijkomende kosten zoals eventuele reiskosten, verblijfskosten, parkeerkosten en de reisduur voor woon-werkverkeer niet door de Politie voor vergoeding in aanmerking komt.
Screening Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
III. Eisen en gunningscriteria
Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 03-5-2021 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 03-01-2022 voor 24-32 uur per week.
Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd.
De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Dit criterium is een eis
Beoordeling en verificatie van uw offerte
Prijs (eisen)
Uurtarief Dit criterium is een eis
Kwaliteit (eisen)
Eis 1.
Leverancier dient een Offerte in inclusief cv en voorstelblad (profielbeschrijving) uit voor één of meerdere geschikte kandidaten. Bij meerdere kandidaten dient de leverancier separate offertes in.
Onder een voorstelblad verstaan wij een profielbeschrijving, relevante competenties en werk- en denkniveau. Denk ook aan eventuele werkplek aanpassingen en/of hulpmiddelen of het type begeleiding welke minimaal nodig is/zijn om het uitvoeren van functietaken mogelijk te maken.
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring en behaalde diploma's/certificaten van de kandidaat.
Dit in het Nederlands gesteld bij voorkeur in PDF-formaat (NIET in Word)
Dit criterium is een eis
Eis 2.
Leverancier ‘kent’ de aangeboden kandidaat. Daarmee wordt bedoeld dat leverancier uit ervaring weet, dan wel uitgebreid en nauwkeurig nagaat, voor welke werkzaamheden de kandidaat geschikt is en welke begeleiding en/of voorzieningen een kandidaat eventueel nodig heeft om het gevraagde takenpakket goed te kunnen uitvoeren. Dit dient – naast de vermelding van bepaalde competenties, eventuele relevante werkervaring, werk- en denkniveau, diploma’s etc. - in de Offerte van de leverancier duidelijk tot uitdrukking te komen in de profielbeschrijving (voorstelblad).
De voorzieningen die de politie eventueel afneemt van leverancier ten behoeve van de kandidaat worden conform relevante wet-en regelgeving gekwalificeerde functionarissen uitgevoerd. Indien het de levering van materialen betreft voldoen deze aan gangbare wettelijke (veiligheids-)normen.
Leverancier spant zich er ook maximaal voor in dat indien een kandidaat een jobcoach heeft, deze jobcoach alleen als het onvermijdelijk is, wordt vervangen. De ervaring leert onder meer dat het van belang is dat de jobcoach de kandidaat goed kent en ervaring heeft met de aandachtspunten die voor zijn/haar specifieke beperking van belang zijn.
Indien er sprake is van een plaatsing van meerdere kandidaten op één of meerdere (dicht bij elkaar liggende) locaties van de politie, heeft het de voorkeur dat leverancier desgewenst voorziet in één jobcoach voor deze groep kandidaten. Doel is om eventuele misverstanden in communicatie en daardoor mogelijke onrust onder de betreffende kandidaten zoveel mogelijk te vermijden.
Dit criterium is een eis
Eis 3.
Leverancier verifieert, voordat een kandidaat bij Opdrachtgever wordt aangeboden, of hij/zij is opgenomen in het doelgroepregister, dan wel voldoet aan de voorwaarden voor opname daarin zoals bepaald door de wetgever, conform relevante vigerende wet- en regelgeving.
Op het moment van de onderhavige publicatie betreft dit de ‘Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.’ Leverancier neemt de bewijsstukken inzake de registratie in het doelgroepregister op in het personeelsdossier van de kandidaat en overlegt deze op eerste verzoek aan de politie. Indien daartoe aanleiding is, verifieert leverancier gedurende de looptijd van de inleenopdracht of de kandidaat conform de relevante vigerende wet- en regelgeving is geregistreerd. Leverancier of er een einddatum van de registratie in het doelgroepregister bekend is. Indien deze einddatum bekend is vermeldt leverancier deze in de Offerte.
Dit criterium is een eis
Eis 4.
Vereiste (gedrags)competenties:
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
- Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
- Organisatievermogen
- Klantgerichtheid
- Accuratesse
- Samenwerken
- Zelfstandig
- Nauwkeurig
Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat tijdens het verificatiegesprek de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de offerte.
Dit criterium is een eis
Eis 5.
De kandidaat beschikt over een hoge mate van zelfstandigheid en kan na een inwerkperiode zelfstandig aan de slag.
De leverancier kan onderbouwen waarom de kandidaat zelfstandig vaardig is door middel van een beknopte toelichting van een situatie uit het arbeids- en/of studieverleden. Voeg de toelichting toe in het opmerkingenveld.
Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
Dit criterium is een eis
Een toelichting is verplicht
Eis 6.
De kandidaat heeft kennis van en is vaardig met het gebruiken van de programma´s MS Outlook en MS Teams. De kandidaat kan gesprekken starten in MS Teams en vergaderafspraken inplannen voor de afdeling.
De leverancier kan onderbouwen waarom de kandidaat vaardig is met de programma´s MS Teams en MS Outlook door middel van een beknopte toelichting van een situatie uit het arbeids- en/of studieverleden. Voeg de toelichting toe in het opmerkingenveld.
Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
Dit criterium is een eis
Een toelichting is verplicht
Gunningscriteria (wensen)
Wens 1.
De kandidaat heeft enige relevante werkervaring bijvoorbeeld als secretaresse, administratief medewerker, office manager, planner of management assistente.
Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs.
Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
Puntenverdeling:
0/5= Geen werkervaring
1/5= Tot 6 maanden werkervaring
2/5= Vanaf 6 tot 12 maanden werkervaring
3/5= Vanaf 12 tot 24 maanden werkervaring
4/5= Vanaf 24 tot 36 maanden werkervaring
5/5= Vanaf 36 maanden werkervaring en langer
De werkervaring zoals gevraagd in deze wens moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Benoem in het cv de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Gewicht: 50 %
Wens 2.
De kandidaat beschikt over minimaal een MBO niveau 3 of 4 diploma.
Het diploma zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem in het CV het type/niveau van de opleiding, naam van de studie en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de eis voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Gewicht: 30 %
Wens 3.
De kandidaat beschikt over een hoge mate van nauwkeurigheid. De kandidaat gaat uiterst precies te werk en is hierdoor alert op mogelijke fouten in het werk.
De leverancier kan onderbouwen waarom de kandidaat nauwkeurig is door middel van een beknopte toelichting van een situatie uit het arbeids- en/of studieverleden. Voeg de toelichting toe in het opmerkingenveld.
Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.
Gewicht: 20 %
Een toelichting is verplicht
Geldende voorwaarden
-20190927 Algemene Gebruiksvoorwaarden Applicatie Inhuurdesk Politie 4.0.pdf
-20190927 Voorwaarden inzake inhuur derden 5.0.pdf
-Template inleenopdracht.pdf
20180503 ARVODI 2018.pdf
20191115 Begrippenlijst Applicatie Inhuurdesk Politie 3.0.pdf
20191115 Voorwaarden Offerteprocedure 4.0.pdf
salaristabelsectorpolitieper1-7-2020.pdf
Planning
Start publicatie 30-03-2021 00:00
Einddatum vragen 07-04-2021 12:16
Beantwoording vragen 08-04-2021 23:59
Sluiting publicatie 09-04-2021 12:16
Beoordeling offertes (vanaf) 12-04-2021 00:00
Verwachte terugkoppeling 13-04-2021 23:59