Functietitel: Secretaresse
Dienstverband: Contract
Status: Fulltime
Branche: Administratie & secretariaat
Vakgebied: Financieel-economisch HR, GA & Facilities
Locatie: Amsterdam, Noord-Holland
Gepubliceerd op: 18-12-2020
Nummer: 39461

Functieomschrijving

Ben jij goed in complex agendabeheer in Outlook? En krijg je er energie van als je zelfstandig keuzes en prioriteiten kan stellen?  Dan zijn wij op zoek naar jou!

In deze secretaresse rol faciliteer je een senior manager, die haar contacten breed in de organisatie heeft en daardoor een volle agenda heeft. Je beoordeelt afspraken op prioriteit, gevoeligheid en doel. Tevens bewaak en attendeer je op de nakoming van de gemaakte afspraken. Je hebt intern en extern contacten en informeert andere secretaresses over relevante zaken. Daarnaast zorg je voor attenties voor medewerkers. 

De bank is op zoek naar een kandidaat die vasthoudend is en niet tevreden is, voordat een taak goed is afgehandeld. Communicatie is in deze functie erg belangrijk. Prioriteiten stellen kan je goed.

Deze functie staat open op de KYC-afdeling. KYC staat voor Know Your Client. Op deze afdeling worden nieuwe en bestaande klanten van de bank doorgelicht om fraude, witwassen en terrorisme op te sporen. Hierbij wordt veel gekeken naar de risico's en het analyseren hiervan. Dit onderwerp heeft impact op een groot aantal afdelingen en daardoor zijn er veel medewerkers betrokken en is het stakeholder veld breed. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat je tijdig en correct intern communiceert.



Functie eisen: 

  • Een HBO diploma
  • Je hebt affiniteit met de bancaire sector
  • Je bent leergierig en dienstverlenend ingesteld
  • Een beschikbaarheid van 32 uur


Bedrijfsprofiel: 
Je komt te werken in een team van ongeveer 12 collega's, bestaande uit product-owners, business- en data analisten, developers en contentspecialisten. Binnen het team wordt Agile gewerkt en nu wordt er vanuit huis gewerkt. In de toekomst zal er ongeveer voor de helft thuis gewerkt worden en de andere helft op kantoor. Bij deze organisatie staat inclusie hoog in het vaandel.


Salaris:

  • De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
  • 25 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverband (40 uur).
  • 8,33% vakantiegeld.
  • Reiskostenvergoeding op basis van OV declaratie.
  • Pensioenfonds via StiPP.
  • Je blijft toegang houden tot onze online academy, zodat je kunt blijven ontwikkelen.

Ctalents is een organisatie die zich uitsluitend richt op het werven, selecteren, trainen en plaatsen van kandidaten met een visuele of auditieve beperking (blind, slechtziend, doof, slechthorend).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Generiek

Office Management

Job Career Framework Uitgave januari 2016

 

 

 

2

Voor alle ING medewerkers:

Dit boekje is gemaakt om je te helpen je weg te vinden in het Job

Career Framework (JCF).

 

Het geeft inzicht in de verschillende elementen van het JCF in deze

functiestraat. Je kunt het boekje gebruiken om te onderzoeken wat

er van jou wordt verwacht in je huidige functie of om te

onderzoeken wat je verder moet ontwikkelen om je

loopbaanwensen vorm te geven.

 

JCF: Design your own career!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

1. Inleiding 4

2. Functieraamwerk 4

2.1 Functiestraat 4

2.2 Functienaam en functieschaal 4

2.3 Functiebeschrijving 5

2.4 Resultaatgebieden 6

2.5 Functiespecialisatie 9

 

3. Loopbaanpadcriteria 10

3.1 Competenties 10

3.1.1 Basiscompetenties 10

3.1.2 Aanvullende competenties 12

3.2 Capabilities 15

 

 

 

INHOUD

 

 

 

4

1. Inleiding

De inhoud van dit boekje is bestemd voor alle ING medewerkers. Je gebruikt het om kennis te

nemen van de functiestraat Office Management en hoe je in deze functiestraat succesvol kunt zijn.

 

In dit boekje vind je informatie over de verschillende elementen die specifiek zijn voor de

functiestraat Office Management. De informatie is verdeeld in twee delen:

 

Het Functieraamwerk

 

Loopbaanpadcriteria

 

Deze elementen vormen samen een profielschets van jouw professionele mogelijkheden binnen

ING en geven inzicht in wat er van een medewerker in deze functiestraat wordt verwacht. Het

ondersteunt hiermee ook de cyclus van Plannen Coachen en Beoordelen.

 

 

2. Functieraamwerk

Het functieraamwerk bevat informatie over de functiestraat. Het beschrijft het ‘wat’ van een

functie: het doel, de functienaam en functieschaal, het operationeel kader, de resultaatgebieden

en de functiespecialisaties. Deze termen worden eerst toegelicht en daarna voor de functiestraat

omschreven.

 

 

2.1 Functiestraat

Een functiestraat is een groep functies die samen eenzelfde gemeenschappelijk doel hebben. Het

doel beschrijft de toegevoegde waarde van die functie aan de organisatie en daarmee wat de

functies met elkaar verbindt. Functiestraten hebben een vaste, in de markt herkenbare

beschrijving, die van toepassing is op verschillende teams, afdelingen, domeinen en locaties.

Medewerkers binnen een functiestraat ontwikkelen hun loopbaan op vergelijkbare wijze: ze bouwen

vergelijkbare ervaring op en ontwikkelen dezelfde competenties en capabilities.

 

 

2.2 Functienaam en functieschaal

De functienaam geeft je positie weer in de organisatie. De functienaam wordt bepaald door de

functiestraat waarin je valt en je functieschaal. Je functienaam is gekoppeld aan een functiecode,

die is vastgelegd in het HR systeem. Hiermee wordt ook een relatie gelegd met de ING

personeelssystemen.

Een functieschaal geeft de zwaarte van een functie aan. ING Nederland kent een

functieschalenstructuur die bestaat uit 15 opeenvolgende schalen, genummerd

van 1 tot 15.

 

Het schema op de volgende pagina laat een overzicht zien van het doel van de functiestraat, de

functienamen en functieschalen met korte omschrijving van het niveau. Het operationeel kader

geeft de organisatorische context aan.

 

 

 

 

5

2.3 Functiebeschrijving

 

 

 

Functiestraat Office Management

Doel van de functie:

Zorgen voor een efficiënte en effectieve planning, organisatie en ondersteuning van de activiteiten van

een manager en/of afdeling zodat de manager en/of afdeling in staat is taken optimaal uit te kunnen

voeren ten behoeve van de (eind)klant.

Functie

code

Functie

schaal

Functie

naam

Niveaubeschrijving

502072 5 Medewerker

Secretariaat

Dit is het startersniveau van deze functiestraat. Voor deze

functie zijn geen specialistische vaardigheden of kennis

vereist, maar basis administratieve vaardigheden.

502073 6 Secretaresse B De Secretaresse B heeft basis kennis en vaardigheden ten

aanzien van deze functie en faciliteert lager

management.

Kan instructie nodig hebben of begeleiding.

502074 7 Secretaresse A Dit is het taakvolwassen niveau van een secretaresse. De

Secretaresse A faciliteert midden/ hoger management.

Vanaf deze functieschaal en hoger is een

beroepsopleiding noodzakelijk.

502075 8 Management

Assistent B

De Management Assistent B geeft operationeel leiding

aan een secretariaat of faciliteert directies met

secretariële ondersteuning.

502076 9 Management

Assistent A

De Management Assistent A faciliteert de Raad van

Bestuur met secretariële ondersteuning.

Komt voor bij Operationeel kader

Alle ING

bedrijfsonderdelen Volgens ING strategie en – beleid

Volgens goedgekeurde ING standaarden

Binnen in- en externe regelgeving

Binnen procedures, richtlijnen en kwaliteitscriteria van afdeling/teams

Binnen het kader van ING Legal en Compliance

Binnen de Insiders regeling (indien van toepassing)

Binnen zorgplichtprocedures (indien van toepassing)

Binnen mandaat en bevoegdheden (indien van toepassing)

Bijdragen aan het verwerven en behouden van het vertrouwen in de

financiële sector, onder andere door het zorgvuldig afwegen van de belangen

en rechten van alle bij ING betrokken belanghebbenden, waarbij het belang

van de klant centraal staat.

 

 

 

6

2.4 Resultaatgebieden

Resultaatgebieden beschrijven de belangrijkste verantwoordelijkheden met bijbehorende activiteiten, die uitgevoerd worden om het doel van een functiestraat

te behalen. Het schema hieronder beschrijft op hoofdlijnen wat je moet doen om de resultaten te kunnen leveren.

In paragraaf 3.2 van het onderdeel Loopbaanpadcriteria worden deze resultaatgebieden als capabilities meer gedetailleerd uitgewerkt. Bij de resultaten wordt

omschreven wat de gewenste resultaten zijn voor een bepaald resultaatgebied. De prestatie-indicatoren geven

aan hoe de resultaten gemeten kunnen worden.

 

 

Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren

1. Agendabeheer

Plant afspraken in en beheert de agenda van de

manager en/of de afdeling. Beoordeelt afspraken op

prioriteit, gevoeligheid en doel. Houdt in

voorkomende gevallen rekening met het

internationale karakter van afspraken.

Een gestructureerde en actuele agenda. Kwaliteit van agenda management.

Tevredenheid manager en team over agenda.

Bewaakt en attendeert op nakoming van de

afspraken.

Managers en afdelingen komen hun afspraken na. Kwaliteit proces.

Tevredenheid managers en team.

2. Communicatie

Registreert, ordent en beheert telefonisch,

schriftelijk en elektronisch binnenkomende en

uitgaande zaken, al dan niet met behulp van de

nieuwe media. Beoordeelt op prioriteit, gevoeligheid

en doel. Beantwoordt vragen, bereidt de

afhandeling door manager voor of verwijst door

naar de juiste persoon binnen de organisatie.

Tevreden en juist geïnformeerde klanten.

Adequate overdracht van informatie.

Efficiënt en kwalitatief goed uitgevoerd werk.

Tijd tussen binnenkomende vraag en behandeling

vraag.

Efficiënte, accurate, complete en doelmatige

correspondentie/communicatie.

Juist geïnformeerde en tevreden collega’s en

gasten.

Stelt schriftelijke berichten op op basis van gegeven

richtlijnen. Controleert teksten op inhoud,

correctheid en consistentie.

Adequate overdracht van informatie. Tevreden en

juist geïnformeerde klanten.

Tijdig, volledig en juist geïnformeerde en tevreden

klanten. Foutloze berichtgeving.

 

 

 

 

7

 

Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren

2. Communicatie

Fungeert als aanspreekpunt. Verricht

werkzaamheden van representatieve aard

(gastvrouwfunctie).

Collega’s en gasten weten waar ze hun vragen

kunnen stellen.

Bereikbaarheid.

Onderhoudt interne en externe contacten.

Informeert andere secretaresses over relevante

zaken.

Collega’s hebben kennis over de afdelingen en

weten elkaar te vinden. Er is een effectief netwerk.

Juist geïnformeerde en tevreden collega’s.

3. Coördinatie

Voert in voorkomende gevallen organisatorische,

logistieke en facilitaire activiteiten uit rondom

dienstreizen, evenementen, bijeenkomsten, media,

congressen, seminars, recepties en jubilea.

Tevreden collega’s, managers en gasten.

Efficiënte ondersteuning proces.

Tevredenheid collega’s, gasten en managers.

Binnen budget.

Op tijd georganiseerd.

Organiseert, notuleert en bereidt vergaderingen

voor. Werkt notulen uit in verslagen en actiepunten.

Distribueert actiepunten en verslagen naar

belanghebbenden.

Afdeling/manager goed voorbereid.

Effectief en efficiënt verloop van vergaderingen en

bijeenkomsten.

Gestructureerd werkproces.

Tijdig verzamelde agendapunten.

Structuur agenda en overleg.

Adequate verslaglegging.

Tijdige en inhoudelijk correcte notulen.

Overzicht van gasten bijeenkomsten.

Bewaakt kwaliteit, voortgang en tijdige afhandeling

van actiepunten. Rappelleert zo nodig hieromtrent

bij de betrokkenen.

Actiepunten worden nagekomen.

Goed lopend proces.

Kwaliteit werkproces wordt gewaarborgd.

Tijdige afhandeling van actiepunten.

Up to date besluitlijsten.

 

 

 

 

 

8

Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren

4. Informatievoorziening en beheer

Verzamelt, registreert, archiveert en documenteert

alle relevante stukken in (elektronische) bestanden.

Maakt dossieroverzichten voor gebruikers.

Up to date houden van informatiesystemen. Overview informatie.

Kwaliteit informatie.

Complete informatie.

Toegankelijkheid informatie.

Verspreidt informatie juist en tijdig. Informeert

betrokkenen over de voortgang van lopende zaken,

bijzonderheden en resultaten.

Optimale beschikbaarheid van documenten voor

gebruikers.

Beschikbaarheid informatie.

Werkt intranetsites en sharepoints bij. Optimale beschikbaarheid van elektronische

informatievoorziening voor gebruikers.

Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie.

5. Administratie

Verzorgt diverse administraties zoals

adressenbestanden van relaties, ziekte en

verlofregistratie, attenties en relatiegeschenken.

Geordende administratie.

Complete, correcte, tijdige administratie.

Kwaliteit van administratie en registratie.

Overview administratie.

Administratie binnen budget uitgevoerd.

Verzorgt de administratieve afhandeling van het in-,

door- en uitstroom-, plannen-coachen-beoordelen-,

declaratie- en procure-2-payproces conform de

bestaande compliance regels.

Administratie compleet, correct, tijdig en conform

bestaande processen uitgevoerd.

Manager is tijdig geattendeerd op openstaande

administratieve handelingen.

 

 

 

 

9

2.5 Functiespecialisatie

Een functiespecialisatie geeft aan wat je specialisme is binnen een functiestraat. Een specialisme

heeft betrekking op een bepaald aandachtsgebied binnen de functiestraat. Iedere medewerker

heeft een functiespecialisatie.

Hieronder vind je een overzicht van de functiespecialisaties binnen deze functiestraat met de

bijbehorende beschrijvingen:

Functiespecialisatie

(code)

Beschrijving

 

Medewerker

Officemanagement

(610001)

De medewerker Office Management is een generieke management

ondersteunende rol.

 

 

 

 

 

 

 

10

3. Loopbaanpadcriteria

Het Functieraamwerk beschrijft de elementen die het ‘wat’ van een functiestraat vormen. Het

onderdeel Loopbaanpadcriteria beschrijft meer het ‘hoe’ van een functiestraat. Het geeft inzicht in

mogelijkheden voor ontwikkeling binnen een functiestraat.

Loopbaanpadcriteria bestaan binnen deze functiestraat uit twee onderdelen:

 

 

Competenties

 

Capabilities

 

 

Competenties gaan over algemene gedragingen die behulpzaam zijn bij het succesvol uitvoeren

van je functie. Capabilities beschrijven op operationeel niveau welke aspecten belangrijk zijn om

taakvolwassen te worden in je functie. Skills zijn meer vakspecifieke vaardigheden die gerelateerd

zijn aan je functiespecialisatie.

Loopbaanpadcriteria kun je gebruiken als je met je manager je persoonlijke ontwikkelingsplan

bespreekt en je leerdoelen en ontwikkelafspraken bepaalt.

Hieronder wordt meer gedetailleerd beschreven wat onder deze twee begrippen wordt verstaan en

welke competenties en capabilities dat zijn.

 

 

3.1 Competenties

Onder competenties verstaan we het geheel van kennis, vaardigheden en gedrag die een

succesvolle uitvoering van je functie ondersteunen. Competenties zijn beschreven in kenmerken

van gedrag. ING kent 33 competenties die zijn beschreven in ons competentie woordenboek: “De

sprong naar succesvol functioneren”. Dit boek vind je terug op Mijn HR.

Voor elk functieniveau binnen een functiestraat bestaat het competentieprofiel uit vijf

basiscompetenties (zie 3.1.1.), met een competentieniveau dat aangeeft in welke mate de

competentie idealiter aanwezig moet zijn. Daarnaast kan een aantal (maximaal drie) aanvullende

competenties (zie 3.1.2.) worden toegevoegd om in te kunnen spelen op de ontwikkelbehoefte van

een medewerker of zijn werksituatie.

 

 

3.1.1 Basiscompetenties

De vijf basiscompetenties die als meest belangrijk worden gezien voor een functie en de daarbij

behorende competentieniveaus noemen we het basis competentieprofiel. Omdat de

competentieniveaus zijn vastgesteld aan de hand van gedragsvoorbeelden van succesvolle

medewerkers in de functie, zijn er doorgaans voldoende mogelijkheden om, afgeleid van de

basiscompetenties, één of meerdere ontwikkelafspraken te maken.

 

Op de volgende bladzijde zie je een overzicht van de vijf basiscompetenties.

 

 

 

 

11

 

 

Basis competenties

Functieschaal en functienaam

5

Medewerker

Secretariaat

6

Secretaresse

B

7

Secretaresse

A

8

Management

Assistent B

9

Management

Assistent A

Management

Identificatie en

Discipline (loyaliteit)

1

Past zich aan.

2

Committeert zich

aan afspraken.

2

Committeert zich

aan afspraken.

3

Toont zich loyaal.

3

Toont zich loyaal.

Klantgerichtheid en

klantbelang centraal

2

Onderhoudt

duidelijke

communicatie.

2

Onderhoudt

duidelijke

communicatie.

3

Neemt

persoonlijke

verantwoorde-

lijkheid.

3

Neemt

persoonlijke

verantwoorde-

lijkheid.

3

Neemt

persoonlijke

verantwoorde-

lijkheid.

Organisatie-

sensitiviteit

1

Begrijpt de

formele structuur.

2

Begrijpt de

informele

structuur.

2

Begrijpt de

informele

structuur.

3

Begrijpt klimaat

en cultuur.

3

Begrijpt klimaat

en cultuur.

Plannen en

Organiseren

1

Werkt ordelijk en

systematisch.

1

Werkt ordelijk en

systematisch.

 

Omgang met Details

(accuratesse)

2

Controleert eigen

werk.

2

Controleert eigen

werk.

 

Initiatief 2

Zet problemen

om in kansen.

2

Zet problemen

om in kansen.

2

Zet problemen

om in kansen.

Probleemanalyse en

Oordeels-vorming

2

Legt verbanden.

2

Legt verbanden.

2

Legt verbanden.

 

Hieronder wordt uitgelegd waarom deze competenties zijn geselecteerd voor deze functie-straat.

 

Management Identificatie en Discipline past voor de hele functiestraat. De bereidheid om je gedrag

overeen te laten stemmen met de behoefte van de organisatie en in specifieke contexten is voor deze

functie essentieel. Dat begint bij de bereidheid om aan te passen aan de omstandigheden en gaat

daarna verder door het naleven van regels en procedures, ook als dit negatieve reacties oproept. In de

hoogste functieschalen komt daar nog een dimensie bij door loyaliteit aan de keuzes die door het

management zijn gemaakt. Dit zijn alle rand-voorwaarden voor een succesvolle samenwerking.

 

Klantgerichtheid en klantbelang centraal is een basiscompetentie voor alle functie-schalen met een

oplopende normering qua niveaus. Het managen van verwachtingen door duidelijke communicatie te

onderhouden vormt bij alle functieniveaus de basis. Daarboven wordt vanaf functieschaal 7 het

vermogen om uit eigen beweging zaken op te lossen en in gang te zetten, en het doorvragen op wensen

en behoeften (challengen) belangrijk.

 

Organisatiesensitiviteit is een basiscompetentie voor alle functieschalen met een oplopend niveau van

1 t/m 3. Het kennen van regels en procedures, hanteren van informele structuren en kunnen inspelen op

de organisatiecultuur- en taal zijn gedragselementen die in deze functie onontbeerlijk zijn voor succes.

 

 

 

 

 

 

12

Plannen en Organiseren is een basiscompetentie in de hele functiestraat. Het stellen van

prioriteiten, een agendaplanning maken en zicht houden op afloop/realisatie zijn allen onderdelen

die onontbeerlijk zijn voor het succesvol uitoefenen van deze functie. De competentie is alleen op

het laagste niveau in het basis competentieprofiel opgenomen. De hogere niveaus zien we terug in

de aanvullende competenties omdat ervan wordt uitgegaan dat deze competentie, naarmate de

verantwoordelijkheden toenemen, al sterker ontwikkeld zal zijn.

 

Omgang met Details is kenmerkend voor alle functieschalen. Informatie checken op juistheid, het

verrichten van controles en accuraat werken zijn randvoorwaarden om in deze functie succesvol te

kunnen opereren. De competentie is in de basis opgenomen voor functieschaal 5 en 6. Vanaf

functieschaal 7 neemt het niveau van de competentie nog toe naar niveau 3 (controleert het werk

van anderen) maar is vanaf dat niveau alleen nog als aanvullende competentie opgenomen.

 

Initiatief is een basiscompetentie vanaf functieschaal 7. Snel in beweging komen, handelend

optreden en zelfstandig interventies doen (proactief) waardoor zaken soepel kunnen verlopen is

kenmerkend gedrag voor dit functieniveau.

 

Probleemanalyse en Oordeelsvorming is een basiscompetentie vanaf functieschaal 7. De

complexiteit van het aangeboden materiaal neemt toe. Begrijpend lezen is een belangrijke

kwaliteit. Verbanden kunnen leggen en daar conclusies aan verbinden maakt dat de functie

succesvol kan worden uitgeoefend.

 

 

 

3.1.2 Aanvullende competenties

Naast de vijf basiscompetenties is het mogelijk maximaal drie aanvullende competenties te

selecteren. Dit zijn competenties die heel goed bij de functie passen maar in het

basiscompetentieprofiel niet zijn opgenomen. Managers hebben de mogelijkheid om, in

samenspraak met de medewerker, deze aanvullende competenties te gebruiken als basis voor

ontwikkeling in de functie. Het totaal aantal competenties dat per functie kan worden geselecteerd,

is maximaal acht.

 

Op de volgende bladzijde zie je een overzicht van de aanvullende competenties die van toepassing

zijn bij de verschillende functieniveaus. Daarnaast blijft het natuurlijk mogelijk om

ontwikkelafspraken te maken op basis van de overige ING competenties. De keuze welke ING-

competenties dat zijn, kan individueel bepaald worden en/of per bedrijfsonderdeel vastgesteld.

 

 

 

 

13

 

 

Hieronder wordt uitgelegd waarom deze competenties als aanvullend zijn geselecteerd voor deze

functiestraat.

 

Stressbestendigheid behoort zeker tot het gedragsrepertoire van alle medewerkers in deze

functiestraat. Het vermogen om zaken op te vangen en in goede banen te leiden, de rust te

bewaren en effectief te blijven handelen is natuurlijk een voorwaarde om in deze functiestraat

succesvol te opereren. We verwachten dat dit tot het standaard gedragsrepertoire behoort maar

nemen de competentie toch op onder de aanvullende competenties omdat het een belangrijke

pijler vormt.

 

Plannen en Organiseren is voor de lagere functieschalen een onderdeel van het basis

competentieprofiel. Vanaf functieschaal 7 is de competentie opgenomen als aanvullend omdat we

ervan uitgaan dat deze competentie op niveau 2 voor functieschaal 7 en niveau 3 voor

functieschaal 8 en 9 al tot het standaard gedragsrepertoire behoort.

 

 

 

 

Aanvullende

competenties

Functieschaal en functienaam

5

Medewerker

Secretariaat

6

Secretaresse

B

7

Secretaresse

A

8

Management

Assistent B

9

Management

Assistent A

Stressbestendig-heid 2

Blijft beheerst.

3

Gaat effectief

met stress om.

3

Gaat effectief

met stress om.

3

Gaat effectief

met stress om.

3

Gaat effectief

met stress om.

Plannen en

Organiseren 2

Combineert

verschillende

werkzaam-

heden.

3

Komt met plan

van aanpak.

3

Komt met plan

van aanpak.

Omgang met Details

(accuratesse) 3

Controleert

werk van

anderen.

3

Controleert

werk van

anderen.

3

Controleert

werk van

anderen.

Luisteren en

Sensitiviteit 1

Luistert en stelt

vragen.

2

Vraagt door en

gaat in op

reacties.

 

Prestatie-motivatie*

 

 

3

Verbetert eigen

prestaties.

 

Samenwerken* 3

Vraagt om

input.

 

Voortgangs-controle* 3

Controleert het

werk van

anderen.

 

Aanpassings-

vermogen* 2

Past zich uit

eigen beweging

aan.

 

 

 

 

14

Omgang met Details is voor de lagere functieschalen een onderdeel van het basis

competentieprofiel. Vanaf functieschaal 7 is de competentie opgenomen als aanvullend omdat we

ervan uitgaan dat deze competentie op niveau 3 voor de functieschalen vanaf 7 al tot het

standaard gedragsrepertoire behoort.

 

Luisteren en Sensitiviteit is een hele nuttige aanvullende competentie. Deze compe-tentie is

onderliggend aan Klantgerichtheid/klantbelang centraal en richt zich met name op het begrijpen

wat de ander zegt en doorvragen om het geheel duidelijk te krijgen. Misverstanden kosten een

hoop energie en tijd. Deze gedragsvaardigheid is aanvullend opgenomen voor de lagere

functieschalen omdat dit een van de eerste zal zijn om ont-wikkeling in vorm te geven. Op de

hogere functieschalen wordt deze competentie als aanwezig verondersteld.

 

* De competenties Prestatiemotivatie, Samenwerken, Voortgangscontrole en

Aanpassingsvermogen zijn belangrijke competenties voor secretaresses die in Super7 teams

werken. In het kader van continu verbeteren, is het van belang geen genoegen te nemen met

gemiddelde prestaties. Feedback vragen is daarom ook aan de orde van de dag. Om de

gemeenschappelijke teamdoelstellingen te halen, is het van belang de voortgang van het werk

goed in de gaten te houden. Daar waar nodig help je collega’s om die doelstellingen te bereiken. Bij issues blijf je doelmatig blijven handelen door je aan te passen aan de nodige veranderingen in taken en

verantwoordelijkheden.

 

 

 

 

 

15

3.2 Capabilities

Capabilities zijn een nadere uitwerking van de resultaatgebieden uit je functie. Ze geven inzicht aan

managers en medewerkers in wat er op een bepaald niveau verwacht mag worden om binnen de

functie de gewenste resultaten te behalen. Het gaat dan om hoe je je competenties (zie definitie

paragraaf 3.1) en ervaring binnen je functie kunt toepassen. Je ontwikkelt je capabilities naarmate

je verder leert en ervaring opdoet. Capabilities geven als het ware de mate van taakvolwassenheid

weer.

Dat hoeft overigens niet te betekenen dat je op ieder moment voor de volle omvang alle

capabilities meester moet zijn: afhankelijk van je functiespecialisatie en/of aard activiteiten, kan een

capability wel of niet van toepassing zijn.

 

In de onderstaande tabel met capabilities kun je zien wat er op jouw niveau van je wordt verwacht.

De capabilities zijn gegroepeerd naar resultaatgebied uit het functieraamwerk. Per resultaatgebied

worden één of meer aspecten genoemd (bijvoorbeeld 1.1.) waarvan verwacht mag worden dat je

die op een bepaald niveau laat zien.

 

Wil je weten aan welke eisen je op een hoger niveau moet voldoen en welke verantwoordelijkheden

daarbij horen, kijk dan in de kolom van het volgende niveau. Je kunt de twee kolommen met elkaar

vergelijken en kijken waar je nog aan moet werken om je verder te ontwikkelen.

 

 

 

 

16

Functie-

schaal

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

Functie-

naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A

Algemene

richtlijnen

Werkomgeving op

afdelingsniveau.

Werkomgeving op niveau van

business units.

Strategische werkomgeving op

niveau van business lines.

Vertrouwelijkheid merendeels C3

(confidential).

Strategische werkomgeving op

niveau van Raad van bestuur.

Vertrouwelijkheid merendeels C4

(secret).

 

Contacten met hoogste

management level (in- en extern).

1. Agendabeheer

1.1 Plant in overleg met collega’s

afspraken in en beheert de

agenda van de afdeling.

Plant, in overleg met manager,

afspraken in en beheert de

agenda van de manager.

 

Toetst afspraken op prioriteit,

gevoeligheid en doel.

Plant afspraken in en beheert de

agenda van de manager.

 

 

 

Beoordeelt afspraken op

prioriteit, gevoeligheid en doel.

 

Houdt in voorkomende gevallen

rekening met het internationale

karakter van afspraken.

Plant afspraken in en beheert de

agenda van de manager.

 

 

 

Idem.

 

 

 

Idem.

Idem.

 

 

 

 

Beoordeelt zelfstandig afspraken

op prioriteit, gevoeligheid en doel.

 

Idem.

1.2 Bewaakt en attendeert op

nakoming van de afspraken.

Idem. Bewaakt proactief en attendeert

op nakoming van de afspraken.

Anticipeert op hinder-nissen.

Idem.

 

 

 

 

 

17

Functie-

schaal

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

Functie-

naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A

2. Communicatie

2.1 Registreert op aanwijzing van

collega’s telefonisch, schriftelijk

en elektronisch binnengekomen

en uitgaande zaken.

Registreert, ordent en beheert

telefonisch, schriftelijk en

elektronisch binnenkomende en

uitgaande zaken, al dan niet met

behulp van de nieuwe media.

 

Stemt prioriteit, gevoelig-heid

en doel af.

 

 

Beantwoordt vragen, bereidt de

afhandeling door manager voor

of verwijst door naar de juiste

persoon binnen de organisatie.

 

 

Idem.

 

 

 

 

 

 

 

Beoordeelt zelfstandig op

prioriteit, gevoeligheid en doel en

toetst dit zo nodig.

 

Idem.

Idem.

 

 

 

 

 

 

 

Idem.

 

 

 

Beantwoordt vragen, handelt

zelfstandig af of bereidt voor de

manager de afhande-ling voor, of

verwijst door naar de juiste

persoon binnen de organisatie.

Idem.

 

 

 

 

 

 

 

Idem.

 

 

 

Idem.

 

 

 

 

 

 

Blijft effectief keuzes maken en

prioriteit stellen in een

hectische omgeving.

2.2 Stelt onder toezicht schrif-telijke

berichten op, op basis van

gegeven richtlijnen.

Stelt schriftelijke berichten op, op

basis van gegeven richtlijnen.

 

Controleert eigen werk op

inhoud en correctheid.

Idem.

 

 

 

Controleert ook teksten van

anderen op inhoud, correct-heid

en consistentie.

Idem. Idem.

 

 

 

 

18

Functie-

schaal

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

Functie-

naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A

2. Communicatie

2.3 Fungeert als aanspreekpunt.

Verricht werkzaamheden van

representatieve aard

(gastvrouwfunctie).

Idem. Idem. Fungeert als aanspreekpunt.

Verricht werkzaamheden van

representatieve aard op

topniveau, rekeninghou-dend

met het internatio-nale karakter

ervan en de culturele verschillen.

Anticipeert hierop.

2.4 Informeert op verzoek andere

secretaresses over relevante

zaken van eigen afdeling en

bouwt netwerk op.

Informeert zelfstandig andere

secretaresses over relevante

zaken en onderhoudt netwerk.

Onderhoudt interne en externe

contacten.

Idem Idem

3. Coördinatie

3.1 Ondersteunt bij organi-

satorische, logistieke en

facilitaire activiteiten rondom

dienstreizen, evenementen,

bijeenkom-sten, media,

congressen, seminars, recepties

en jubilea.

Voert activiteiten uit bij

organisatorische, logistieke en

facilitaire activiteiten rondom

dienstreizen, evenementen,

bijeenkom-sten, media,

congressen, seminars, recepties

en jubilea.

Voert zelfstandig activiteiten uit

bij organisatorische, logistieke en

facilitaire activiteiten rondom

dienstreizen, evenementen,

bijeenkomsten, media,

congressen, seminars, recepties

en jubilea.

Idem. Idem.

3.2 Ondersteunt bij het

voorbereiden van vergaderingen.

Bereidt vergaderingen en

afspraken voor.

Noteert actiepunten.

Distribueert actiepunten.

Organiseert en bereidt

vergaderingen en afspraken

voor.

Noteert actiepunten en notuleert

afdelings-overleg.

Distribueert actiepunten.

Organiseert en bereidt

vergaderingen voor.

Werkt notulen uit in verslagen en

actiepunten. Distribueert

actiepunten en verslagen.

Idem.

 

 

 

 

 

19

Functie-

schaal

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

Functie-

naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A

3. Coördinatie

3.3 Bewaakt de voortgang en tijdige

afhandeling van actiepunten.

 

Rappelleert zo nodig hieromtrent

bij de betrokkenen.

Bewaakt kwaliteit, voortgang en

tijdige afhandeling van

actiepunten.

 

Idem.

Idem.

 

 

 

Idem.

4. Informatievoorziening en beheer

4.1 Ondersteunt bij het verzamelen,

registreren, archiveren en

documenteren van alle relevante

stukken in (elektronische)

bestanden.

Verzamelt, registreert,

archiveert en documen-teert alle

relevante stukken in

(elektronische) bestanden van de

afdeling.

 

 

Maakt dossieroverzichten voor

gebruikers.

Verzamelt, registreert, archiveert

en documenteert alle relevante

stukken in (elektronische)

bestanden van de manager en

business unit(s).

 

Idem.

Verzamelt, registreert, archiveert

en documenteert alle relevante

stukken van de manager in

(elektronische) bestanden.

 

 

Idem.

Idem.

 

 

 

 

 

 

Idem.

 

 

 

 

20

 

© Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt,

in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ING.