Generiek
Office Management
Job Career Framework Uitgave januari 2016
2
Voor alle ING medewerkers:
Dit boekje is gemaakt om je te helpen je weg te vinden in het Job
Career Framework (JCF).
Het geeft inzicht in de verschillende elementen van het JCF in deze
functiestraat. Je kunt het boekje gebruiken om te onderzoeken wat
er van jou wordt verwacht in je huidige functie of om te
onderzoeken wat je verder moet ontwikkelen om je
loopbaanwensen vorm te geven.
JCF: Design your own career!
3
1. Inleiding 4
2. Functieraamwerk 4
2.1 Functiestraat 4
2.2 Functienaam en functieschaal 4
2.3 Functiebeschrijving 5
2.4 Resultaatgebieden 6
2.5 Functiespecialisatie 9
3. Loopbaanpadcriteria 10
3.1 Competenties 10
3.1.1 Basiscompetenties 10
3.1.2 Aanvullende competenties 12
3.2 Capabilities 15
INHOUD
4
1. Inleiding
De inhoud van dit boekje is bestemd voor alle ING medewerkers. Je gebruikt het om kennis te
nemen van de functiestraat Office Management en hoe je in deze functiestraat succesvol kunt zijn.
In dit boekje vind je informatie over de verschillende elementen die specifiek zijn voor de
functiestraat Office Management. De informatie is verdeeld in twee delen:
Het Functieraamwerk
Loopbaanpadcriteria
Deze elementen vormen samen een profielschets van jouw professionele mogelijkheden binnen
ING en geven inzicht in wat er van een medewerker in deze functiestraat wordt verwacht. Het
ondersteunt hiermee ook de cyclus van Plannen Coachen en Beoordelen.
2. Functieraamwerk
Het functieraamwerk bevat informatie over de functiestraat. Het beschrijft het ‘wat’ van een
functie: het doel, de functienaam en functieschaal, het operationeel kader, de resultaatgebieden
en de functiespecialisaties. Deze termen worden eerst toegelicht en daarna voor de functiestraat
omschreven.
2.1 Functiestraat
Een functiestraat is een groep functies die samen eenzelfde gemeenschappelijk doel hebben. Het
doel beschrijft de toegevoegde waarde van die functie aan de organisatie en daarmee wat de
functies met elkaar verbindt. Functiestraten hebben een vaste, in de markt herkenbare
beschrijving, die van toepassing is op verschillende teams, afdelingen, domeinen en locaties.
Medewerkers binnen een functiestraat ontwikkelen hun loopbaan op vergelijkbare wijze: ze bouwen
vergelijkbare ervaring op en ontwikkelen dezelfde competenties en capabilities.
2.2 Functienaam en functieschaal
De functienaam geeft je positie weer in de organisatie. De functienaam wordt bepaald door de
functiestraat waarin je valt en je functieschaal. Je functienaam is gekoppeld aan een functiecode,
die is vastgelegd in het HR systeem. Hiermee wordt ook een relatie gelegd met de ING
personeelssystemen.
Een functieschaal geeft de zwaarte van een functie aan. ING Nederland kent een
functieschalenstructuur die bestaat uit 15 opeenvolgende schalen, genummerd
van 1 tot 15.
Het schema op de volgende pagina laat een overzicht zien van het doel van de functiestraat, de
functienamen en functieschalen met korte omschrijving van het niveau. Het operationeel kader
geeft de organisatorische context aan.
5
2.3 Functiebeschrijving
Functiestraat Office Management
Doel van de functie:
Zorgen voor een efficiënte en effectieve planning, organisatie en ondersteuning van de activiteiten van
een manager en/of afdeling zodat de manager en/of afdeling in staat is taken optimaal uit te kunnen
voeren ten behoeve van de (eind)klant.
Functie
code
Functie
schaal
Functie
naam
Niveaubeschrijving
502072 5 Medewerker
Secretariaat
Dit is het startersniveau van deze functiestraat. Voor deze
functie zijn geen specialistische vaardigheden of kennis
vereist, maar basis administratieve vaardigheden.
502073 6 Secretaresse B De Secretaresse B heeft basis kennis en vaardigheden ten
aanzien van deze functie en faciliteert lager
management.
Kan instructie nodig hebben of begeleiding.
502074 7 Secretaresse A Dit is het taakvolwassen niveau van een secretaresse. De
Secretaresse A faciliteert midden/ hoger management.
Vanaf deze functieschaal en hoger is een
beroepsopleiding noodzakelijk.
502075 8 Management
Assistent B
De Management Assistent B geeft operationeel leiding
aan een secretariaat of faciliteert directies met
secretariële ondersteuning.
502076 9 Management
Assistent A
De Management Assistent A faciliteert de Raad van
Bestuur met secretariële ondersteuning.
Komt voor bij Operationeel kader
Alle ING
bedrijfsonderdelen Volgens ING strategie en – beleid
Volgens goedgekeurde ING standaarden
Binnen in- en externe regelgeving
Binnen procedures, richtlijnen en kwaliteitscriteria van afdeling/teams
Binnen het kader van ING Legal en Compliance
Binnen de Insiders regeling (indien van toepassing)
Binnen zorgplichtprocedures (indien van toepassing)
Binnen mandaat en bevoegdheden (indien van toepassing)
Bijdragen aan het verwerven en behouden van het vertrouwen in de
financiële sector, onder andere door het zorgvuldig afwegen van de belangen
en rechten van alle bij ING betrokken belanghebbenden, waarbij het belang
van de klant centraal staat.
6
2.4 Resultaatgebieden
Resultaatgebieden beschrijven de belangrijkste verantwoordelijkheden met bijbehorende activiteiten, die uitgevoerd worden om het doel van een functiestraat
te behalen. Het schema hieronder beschrijft op hoofdlijnen wat je moet doen om de resultaten te kunnen leveren.
In paragraaf 3.2 van het onderdeel Loopbaanpadcriteria worden deze resultaatgebieden als capabilities meer gedetailleerd uitgewerkt. Bij de resultaten wordt
omschreven wat de gewenste resultaten zijn voor een bepaald resultaatgebied. De prestatie-indicatoren geven
aan hoe de resultaten gemeten kunnen worden.
Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren
1. Agendabeheer
Plant afspraken in en beheert de agenda van de
manager en/of de afdeling. Beoordeelt afspraken op
prioriteit, gevoeligheid en doel. Houdt in
voorkomende gevallen rekening met het
internationale karakter van afspraken.
Een gestructureerde en actuele agenda. Kwaliteit van agenda management.
Tevredenheid manager en team over agenda.
Bewaakt en attendeert op nakoming van de
afspraken.
Managers en afdelingen komen hun afspraken na. Kwaliteit proces.
Tevredenheid managers en team.
2. Communicatie
Registreert, ordent en beheert telefonisch,
schriftelijk en elektronisch binnenkomende en
uitgaande zaken, al dan niet met behulp van de
nieuwe media. Beoordeelt op prioriteit, gevoeligheid
en doel. Beantwoordt vragen, bereidt de
afhandeling door manager voor of verwijst door
naar de juiste persoon binnen de organisatie.
Tevreden en juist geïnformeerde klanten.
Adequate overdracht van informatie.
Efficiënt en kwalitatief goed uitgevoerd werk.
Tijd tussen binnenkomende vraag en behandeling
vraag.
Efficiënte, accurate, complete en doelmatige
correspondentie/communicatie.
Juist geïnformeerde en tevreden collega’s en
gasten.
Stelt schriftelijke berichten op op basis van gegeven
richtlijnen. Controleert teksten op inhoud,
correctheid en consistentie.
Adequate overdracht van informatie. Tevreden en
juist geïnformeerde klanten.
Tijdig, volledig en juist geïnformeerde en tevreden
klanten. Foutloze berichtgeving.
7
Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren
2. Communicatie
Fungeert als aanspreekpunt. Verricht
werkzaamheden van representatieve aard
(gastvrouwfunctie).
Collega’s en gasten weten waar ze hun vragen
kunnen stellen.
Bereikbaarheid.
Onderhoudt interne en externe contacten.
Informeert andere secretaresses over relevante
zaken.
Collega’s hebben kennis over de afdelingen en
weten elkaar te vinden. Er is een effectief netwerk.
Juist geïnformeerde en tevreden collega’s.
3. Coördinatie
Voert in voorkomende gevallen organisatorische,
logistieke en facilitaire activiteiten uit rondom
dienstreizen, evenementen, bijeenkomsten, media,
congressen, seminars, recepties en jubilea.
Tevreden collega’s, managers en gasten.
Efficiënte ondersteuning proces.
Tevredenheid collega’s, gasten en managers.
Binnen budget.
Op tijd georganiseerd.
Organiseert, notuleert en bereidt vergaderingen
voor. Werkt notulen uit in verslagen en actiepunten.
Distribueert actiepunten en verslagen naar
belanghebbenden.
Afdeling/manager goed voorbereid.
Effectief en efficiënt verloop van vergaderingen en
bijeenkomsten.
Gestructureerd werkproces.
Tijdig verzamelde agendapunten.
Structuur agenda en overleg.
Adequate verslaglegging.
Tijdige en inhoudelijk correcte notulen.
Overzicht van gasten bijeenkomsten.
Bewaakt kwaliteit, voortgang en tijdige afhandeling
van actiepunten. Rappelleert zo nodig hieromtrent
bij de betrokkenen.
Actiepunten worden nagekomen.
Goed lopend proces.
Kwaliteit werkproces wordt gewaarborgd.
Tijdige afhandeling van actiepunten.
Up to date besluitlijsten.
8
Beschrijving Resultaten Prestatie-indicatoren
4. Informatievoorziening en beheer
Verzamelt, registreert, archiveert en documenteert
alle relevante stukken in (elektronische) bestanden.
Maakt dossieroverzichten voor gebruikers.
Up to date houden van informatiesystemen. Overview informatie.
Kwaliteit informatie.
Complete informatie.
Toegankelijkheid informatie.
Verspreidt informatie juist en tijdig. Informeert
betrokkenen over de voortgang van lopende zaken,
bijzonderheden en resultaten.
Optimale beschikbaarheid van documenten voor
gebruikers.
Beschikbaarheid informatie.
Werkt intranetsites en sharepoints bij. Optimale beschikbaarheid van elektronische
informatievoorziening voor gebruikers.
Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie.
5. Administratie
Verzorgt diverse administraties zoals
adressenbestanden van relaties, ziekte en
verlofregistratie, attenties en relatiegeschenken.
Geordende administratie.
Complete, correcte, tijdige administratie.
Kwaliteit van administratie en registratie.
Overview administratie.
Administratie binnen budget uitgevoerd.
Verzorgt de administratieve afhandeling van het in-,
door- en uitstroom-, plannen-coachen-beoordelen-,
declaratie- en procure-2-payproces conform de
bestaande compliance regels.
Administratie compleet, correct, tijdig en conform
bestaande processen uitgevoerd.
Manager is tijdig geattendeerd op openstaande
administratieve handelingen.
9
2.5 Functiespecialisatie
Een functiespecialisatie geeft aan wat je specialisme is binnen een functiestraat. Een specialisme
heeft betrekking op een bepaald aandachtsgebied binnen de functiestraat. Iedere medewerker
heeft een functiespecialisatie.
Hieronder vind je een overzicht van de functiespecialisaties binnen deze functiestraat met de
bijbehorende beschrijvingen:
Functiespecialisatie
(code)
Beschrijving
Medewerker
Officemanagement
(610001)
De medewerker Office Management is een generieke management
ondersteunende rol.
10
3. Loopbaanpadcriteria
Het Functieraamwerk beschrijft de elementen die het ‘wat’ van een functiestraat vormen. Het
onderdeel Loopbaanpadcriteria beschrijft meer het ‘hoe’ van een functiestraat. Het geeft inzicht in
mogelijkheden voor ontwikkeling binnen een functiestraat.
Loopbaanpadcriteria bestaan binnen deze functiestraat uit twee onderdelen:
Competenties
Capabilities
Competenties gaan over algemene gedragingen die behulpzaam zijn bij het succesvol uitvoeren
van je functie. Capabilities beschrijven op operationeel niveau welke aspecten belangrijk zijn om
taakvolwassen te worden in je functie. Skills zijn meer vakspecifieke vaardigheden die gerelateerd
zijn aan je functiespecialisatie.
Loopbaanpadcriteria kun je gebruiken als je met je manager je persoonlijke ontwikkelingsplan
bespreekt en je leerdoelen en ontwikkelafspraken bepaalt.
Hieronder wordt meer gedetailleerd beschreven wat onder deze twee begrippen wordt verstaan en
welke competenties en capabilities dat zijn.
3.1 Competenties
Onder competenties verstaan we het geheel van kennis, vaardigheden en gedrag die een
succesvolle uitvoering van je functie ondersteunen. Competenties zijn beschreven in kenmerken
van gedrag. ING kent 33 competenties die zijn beschreven in ons competentie woordenboek: “De
sprong naar succesvol functioneren”. Dit boek vind je terug op Mijn HR.
Voor elk functieniveau binnen een functiestraat bestaat het competentieprofiel uit vijf
basiscompetenties (zie 3.1.1.), met een competentieniveau dat aangeeft in welke mate de
competentie idealiter aanwezig moet zijn. Daarnaast kan een aantal (maximaal drie) aanvullende
competenties (zie 3.1.2.) worden toegevoegd om in te kunnen spelen op de ontwikkelbehoefte van
een medewerker of zijn werksituatie.
3.1.1 Basiscompetenties
De vijf basiscompetenties die als meest belangrijk worden gezien voor een functie en de daarbij
behorende competentieniveaus noemen we het basis competentieprofiel. Omdat de
competentieniveaus zijn vastgesteld aan de hand van gedragsvoorbeelden van succesvolle
medewerkers in de functie, zijn er doorgaans voldoende mogelijkheden om, afgeleid van de
basiscompetenties, één of meerdere ontwikkelafspraken te maken.
Op de volgende bladzijde zie je een overzicht van de vijf basiscompetenties.
11
Basis competenties
Functieschaal en functienaam
5
Medewerker
Secretariaat
6
Secretaresse
B
7
Secretaresse
A
8
Management
Assistent B
9
Management
Assistent A
Management
Identificatie en
Discipline (loyaliteit)
1
Past zich aan.
2
Committeert zich
aan afspraken.
2
Committeert zich
aan afspraken.
3
Toont zich loyaal.
3
Toont zich loyaal.
Klantgerichtheid en
klantbelang centraal
2
Onderhoudt
duidelijke
communicatie.
2
Onderhoudt
duidelijke
communicatie.
3
Neemt
persoonlijke
verantwoorde-
lijkheid.
3
Neemt
persoonlijke
verantwoorde-
lijkheid.
3
Neemt
persoonlijke
verantwoorde-
lijkheid.
Organisatie-
sensitiviteit
1
Begrijpt de
formele structuur.
2
Begrijpt de
informele
structuur.
2
Begrijpt de
informele
structuur.
3
Begrijpt klimaat
en cultuur.
3
Begrijpt klimaat
en cultuur.
Plannen en
Organiseren
1
Werkt ordelijk en
systematisch.
1
Werkt ordelijk en
systematisch.
Omgang met Details
(accuratesse)
2
Controleert eigen
werk.
2
Controleert eigen
werk.
Initiatief 2
Zet problemen
om in kansen.
2
Zet problemen
om in kansen.
2
Zet problemen
om in kansen.
Probleemanalyse en
Oordeels-vorming
2
Legt verbanden.
2
Legt verbanden.
2
Legt verbanden.
Hieronder wordt uitgelegd waarom deze competenties zijn geselecteerd voor deze functie-straat.
Management Identificatie en Discipline past voor de hele functiestraat. De bereidheid om je gedrag
overeen te laten stemmen met de behoefte van de organisatie en in specifieke contexten is voor deze
functie essentieel. Dat begint bij de bereidheid om aan te passen aan de omstandigheden en gaat
daarna verder door het naleven van regels en procedures, ook als dit negatieve reacties oproept. In de
hoogste functieschalen komt daar nog een dimensie bij door loyaliteit aan de keuzes die door het
management zijn gemaakt. Dit zijn alle rand-voorwaarden voor een succesvolle samenwerking.
Klantgerichtheid en klantbelang centraal is een basiscompetentie voor alle functie-schalen met een
oplopende normering qua niveaus. Het managen van verwachtingen door duidelijke communicatie te
onderhouden vormt bij alle functieniveaus de basis. Daarboven wordt vanaf functieschaal 7 het
vermogen om uit eigen beweging zaken op te lossen en in gang te zetten, en het doorvragen op wensen
en behoeften (challengen) belangrijk.
Organisatiesensitiviteit is een basiscompetentie voor alle functieschalen met een oplopend niveau van
1 t/m 3. Het kennen van regels en procedures, hanteren van informele structuren en kunnen inspelen op
de organisatiecultuur- en taal zijn gedragselementen die in deze functie onontbeerlijk zijn voor succes.
12
Plannen en Organiseren is een basiscompetentie in de hele functiestraat. Het stellen van
prioriteiten, een agendaplanning maken en zicht houden op afloop/realisatie zijn allen onderdelen
die onontbeerlijk zijn voor het succesvol uitoefenen van deze functie. De competentie is alleen op
het laagste niveau in het basis competentieprofiel opgenomen. De hogere niveaus zien we terug in
de aanvullende competenties omdat ervan wordt uitgegaan dat deze competentie, naarmate de
verantwoordelijkheden toenemen, al sterker ontwikkeld zal zijn.
Omgang met Details is kenmerkend voor alle functieschalen. Informatie checken op juistheid, het
verrichten van controles en accuraat werken zijn randvoorwaarden om in deze functie succesvol te
kunnen opereren. De competentie is in de basis opgenomen voor functieschaal 5 en 6. Vanaf
functieschaal 7 neemt het niveau van de competentie nog toe naar niveau 3 (controleert het werk
van anderen) maar is vanaf dat niveau alleen nog als aanvullende competentie opgenomen.
Initiatief is een basiscompetentie vanaf functieschaal 7. Snel in beweging komen, handelend
optreden en zelfstandig interventies doen (proactief) waardoor zaken soepel kunnen verlopen is
kenmerkend gedrag voor dit functieniveau.
Probleemanalyse en Oordeelsvorming is een basiscompetentie vanaf functieschaal 7. De
complexiteit van het aangeboden materiaal neemt toe. Begrijpend lezen is een belangrijke
kwaliteit. Verbanden kunnen leggen en daar conclusies aan verbinden maakt dat de functie
succesvol kan worden uitgeoefend.
3.1.2 Aanvullende competenties
Naast de vijf basiscompetenties is het mogelijk maximaal drie aanvullende competenties te
selecteren. Dit zijn competenties die heel goed bij de functie passen maar in het
basiscompetentieprofiel niet zijn opgenomen. Managers hebben de mogelijkheid om, in
samenspraak met de medewerker, deze aanvullende competenties te gebruiken als basis voor
ontwikkeling in de functie. Het totaal aantal competenties dat per functie kan worden geselecteerd,
is maximaal acht.
Op de volgende bladzijde zie je een overzicht van de aanvullende competenties die van toepassing
zijn bij de verschillende functieniveaus. Daarnaast blijft het natuurlijk mogelijk om
ontwikkelafspraken te maken op basis van de overige ING competenties. De keuze welke ING-
competenties dat zijn, kan individueel bepaald worden en/of per bedrijfsonderdeel vastgesteld.
13
Hieronder wordt uitgelegd waarom deze competenties als aanvullend zijn geselecteerd voor deze
functiestraat.
Stressbestendigheid behoort zeker tot het gedragsrepertoire van alle medewerkers in deze
functiestraat. Het vermogen om zaken op te vangen en in goede banen te leiden, de rust te
bewaren en effectief te blijven handelen is natuurlijk een voorwaarde om in deze functiestraat
succesvol te opereren. We verwachten dat dit tot het standaard gedragsrepertoire behoort maar
nemen de competentie toch op onder de aanvullende competenties omdat het een belangrijke
pijler vormt.
Plannen en Organiseren is voor de lagere functieschalen een onderdeel van het basis
competentieprofiel. Vanaf functieschaal 7 is de competentie opgenomen als aanvullend omdat we
ervan uitgaan dat deze competentie op niveau 2 voor functieschaal 7 en niveau 3 voor
functieschaal 8 en 9 al tot het standaard gedragsrepertoire behoort.
Aanvullende
competenties
Functieschaal en functienaam
5
Medewerker
Secretariaat
6
Secretaresse
B
7
Secretaresse
A
8
Management
Assistent B
9
Management
Assistent A
Stressbestendig-heid 2
Blijft beheerst.
3
Gaat effectief
met stress om.
3
Gaat effectief
met stress om.
3
Gaat effectief
met stress om.
3
Gaat effectief
met stress om.
Plannen en
Organiseren 2
Combineert
verschillende
werkzaam-
heden.
3
Komt met plan
van aanpak.
3
Komt met plan
van aanpak.
Omgang met Details
(accuratesse) 3
Controleert
werk van
anderen.
3
Controleert
werk van
anderen.
3
Controleert
werk van
anderen.
Luisteren en
Sensitiviteit 1
Luistert en stelt
vragen.
2
Vraagt door en
gaat in op
reacties.
Prestatie-motivatie*
3
Verbetert eigen
prestaties.
Samenwerken* 3
Vraagt om
input.
Voortgangs-controle* 3
Controleert het
werk van
anderen.
Aanpassings-
vermogen* 2
Past zich uit
eigen beweging
aan.
14
Omgang met Details is voor de lagere functieschalen een onderdeel van het basis
competentieprofiel. Vanaf functieschaal 7 is de competentie opgenomen als aanvullend omdat we
ervan uitgaan dat deze competentie op niveau 3 voor de functieschalen vanaf 7 al tot het
standaard gedragsrepertoire behoort.
Luisteren en Sensitiviteit is een hele nuttige aanvullende competentie. Deze compe-tentie is
onderliggend aan Klantgerichtheid/klantbelang centraal en richt zich met name op het begrijpen
wat de ander zegt en doorvragen om het geheel duidelijk te krijgen. Misverstanden kosten een
hoop energie en tijd. Deze gedragsvaardigheid is aanvullend opgenomen voor de lagere
functieschalen omdat dit een van de eerste zal zijn om ont-wikkeling in vorm te geven. Op de
hogere functieschalen wordt deze competentie als aanwezig verondersteld.
* De competenties Prestatiemotivatie, Samenwerken, Voortgangscontrole en
Aanpassingsvermogen zijn belangrijke competenties voor secretaresses die in Super7 teams
werken. In het kader van continu verbeteren, is het van belang geen genoegen te nemen met
gemiddelde prestaties. Feedback vragen is daarom ook aan de orde van de dag. Om de
gemeenschappelijke teamdoelstellingen te halen, is het van belang de voortgang van het werk
goed in de gaten te houden. Daar waar nodig help je collega’s om die doelstellingen te bereiken. Bij issues blijf je doelmatig blijven handelen door je aan te passen aan de nodige veranderingen in taken en
verantwoordelijkheden.
15
3.2 Capabilities
Capabilities zijn een nadere uitwerking van de resultaatgebieden uit je functie. Ze geven inzicht aan
managers en medewerkers in wat er op een bepaald niveau verwacht mag worden om binnen de
functie de gewenste resultaten te behalen. Het gaat dan om hoe je je competenties (zie definitie
paragraaf 3.1) en ervaring binnen je functie kunt toepassen. Je ontwikkelt je capabilities naarmate
je verder leert en ervaring opdoet. Capabilities geven als het ware de mate van taakvolwassenheid
weer.
Dat hoeft overigens niet te betekenen dat je op ieder moment voor de volle omvang alle
capabilities meester moet zijn: afhankelijk van je functiespecialisatie en/of aard activiteiten, kan een
capability wel of niet van toepassing zijn.
In de onderstaande tabel met capabilities kun je zien wat er op jouw niveau van je wordt verwacht.
De capabilities zijn gegroepeerd naar resultaatgebied uit het functieraamwerk. Per resultaatgebied
worden één of meer aspecten genoemd (bijvoorbeeld 1.1.) waarvan verwacht mag worden dat je
die op een bepaald niveau laat zien.
Wil je weten aan welke eisen je op een hoger niveau moet voldoen en welke verantwoordelijkheden
daarbij horen, kijk dan in de kolom van het volgende niveau. Je kunt de twee kolommen met elkaar
vergelijken en kijken waar je nog aan moet werken om je verder te ontwikkelen.
16
Functie-
schaal
5
6
7
8
9
Functie-
naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A
Algemene
richtlijnen
Werkomgeving op
afdelingsniveau.
Werkomgeving op niveau van
business units.
Strategische werkomgeving op
niveau van business lines.
Vertrouwelijkheid merendeels C3
(confidential).
Strategische werkomgeving op
niveau van Raad van bestuur.
Vertrouwelijkheid merendeels C4
(secret).
Contacten met hoogste
management level (in- en extern).
1. Agendabeheer
1.1 Plant in overleg met collega’s
afspraken in en beheert de
agenda van de afdeling.
Plant, in overleg met manager,
afspraken in en beheert de
agenda van de manager.
Toetst afspraken op prioriteit,
gevoeligheid en doel.
Plant afspraken in en beheert de
agenda van de manager.
Beoordeelt afspraken op
prioriteit, gevoeligheid en doel.
Houdt in voorkomende gevallen
rekening met het internationale
karakter van afspraken.
Plant afspraken in en beheert de
agenda van de manager.
Idem.
Idem.
Idem.
Beoordeelt zelfstandig afspraken
op prioriteit, gevoeligheid en doel.
Idem.
1.2 Bewaakt en attendeert op
nakoming van de afspraken.
Idem. Bewaakt proactief en attendeert
op nakoming van de afspraken.
Anticipeert op hinder-nissen.
Idem.
17
Functie-
schaal
5
6
7
8
9
Functie-
naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A
2. Communicatie
2.1 Registreert op aanwijzing van
collega’s telefonisch, schriftelijk
en elektronisch binnengekomen
en uitgaande zaken.
Registreert, ordent en beheert
telefonisch, schriftelijk en
elektronisch binnenkomende en
uitgaande zaken, al dan niet met
behulp van de nieuwe media.
Stemt prioriteit, gevoelig-heid
en doel af.
Beantwoordt vragen, bereidt de
afhandeling door manager voor
of verwijst door naar de juiste
persoon binnen de organisatie.
Idem.
Beoordeelt zelfstandig op
prioriteit, gevoeligheid en doel en
toetst dit zo nodig.
Idem.
Idem.
Idem.
Beantwoordt vragen, handelt
zelfstandig af of bereidt voor de
manager de afhande-ling voor, of
verwijst door naar de juiste
persoon binnen de organisatie.
Idem.
Idem.
Idem.
Blijft effectief keuzes maken en
prioriteit stellen in een
hectische omgeving.
2.2 Stelt onder toezicht schrif-telijke
berichten op, op basis van
gegeven richtlijnen.
Stelt schriftelijke berichten op, op
basis van gegeven richtlijnen.
Controleert eigen werk op
inhoud en correctheid.
Idem.
Controleert ook teksten van
anderen op inhoud, correct-heid
en consistentie.
Idem. Idem.
18
Functie-
schaal
5
6
7
8
9
Functie-
naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A
2. Communicatie
2.3 Fungeert als aanspreekpunt.
Verricht werkzaamheden van
representatieve aard
(gastvrouwfunctie).
Idem. Idem. Fungeert als aanspreekpunt.
Verricht werkzaamheden van
representatieve aard op
topniveau, rekeninghou-dend
met het internatio-nale karakter
ervan en de culturele verschillen.
Anticipeert hierop.
2.4 Informeert op verzoek andere
secretaresses over relevante
zaken van eigen afdeling en
bouwt netwerk op.
Informeert zelfstandig andere
secretaresses over relevante
zaken en onderhoudt netwerk.
Onderhoudt interne en externe
contacten.
Idem Idem
3. Coördinatie
3.1 Ondersteunt bij organi-
satorische, logistieke en
facilitaire activiteiten rondom
dienstreizen, evenementen,
bijeenkom-sten, media,
congressen, seminars, recepties
en jubilea.
Voert activiteiten uit bij
organisatorische, logistieke en
facilitaire activiteiten rondom
dienstreizen, evenementen,
bijeenkom-sten, media,
congressen, seminars, recepties
en jubilea.
Voert zelfstandig activiteiten uit
bij organisatorische, logistieke en
facilitaire activiteiten rondom
dienstreizen, evenementen,
bijeenkomsten, media,
congressen, seminars, recepties
en jubilea.
Idem. Idem.
3.2 Ondersteunt bij het
voorbereiden van vergaderingen.
Bereidt vergaderingen en
afspraken voor.
Noteert actiepunten.
Distribueert actiepunten.
Organiseert en bereidt
vergaderingen en afspraken
voor.
Noteert actiepunten en notuleert
afdelings-overleg.
Distribueert actiepunten.
Organiseert en bereidt
vergaderingen voor.
Werkt notulen uit in verslagen en
actiepunten. Distribueert
actiepunten en verslagen.
Idem.
19
Functie-
schaal
5
6
7
8
9
Functie-
naam Medewerker Secretariaat Secretaresse B Secretaresse A Management Assistent B Management Assistent A
3. Coördinatie
3.3 Bewaakt de voortgang en tijdige
afhandeling van actiepunten.
Rappelleert zo nodig hieromtrent
bij de betrokkenen.
Bewaakt kwaliteit, voortgang en
tijdige afhandeling van
actiepunten.
Idem.
Idem.
Idem.
4. Informatievoorziening en beheer
4.1 Ondersteunt bij het verzamelen,
registreren, archiveren en
documenteren van alle relevante
stukken in (elektronische)
bestanden.
Verzamelt, registreert,
archiveert en documen-teert alle
relevante stukken in
(elektronische) bestanden van de
afdeling.
Maakt dossieroverzichten voor
gebruikers.
Verzamelt, registreert, archiveert
en documenteert alle relevante
stukken in (elektronische)
bestanden van de manager en
business unit(s).
Idem.
Verzamelt, registreert, archiveert
en documenteert alle relevante
stukken van de manager in
(elektronische) bestanden.
Idem.
Idem.
Idem.
20
© Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt,
in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ING.